Weniger Zeitdruck und mehr Zeit für dich

Wie du aus der Stressfalle raus kommst und mehr Zeit für dich gewinnst

Immer schneller, höher, weiter…Dem Zeitdruck sind in unser heutigen Zeit keine Grenzen mehr gesetzt. Unser Leben ist hektisch und schnelllebig geworden. Morgens schnell das Frühstück verdrücken und nebenbei die Emails checken. Dann schnell zur Arbeit und dabei Telefonate nachholen und dann im Akkord die Arbeit absolvieren und abends steht dann noch Hausarbeit an. Wo bleibt da die Zeit für dich? Für die dringend notwendige Erholung? Wo bleibt die Zeit für das Auffüllen deiner Energiespeicher?

Leider kommt genau diese Zeit oft zu kurz. Bevor wir uns Zeit für uns selbst nehmen, kommt erst eine Liste mit Dingen, die scheinbar wichtiger sind, als unser Wohlbefinden. Aber sollte es nicht genau anders herum sein?

Sollte auf der To-Do-Liste nicht an allererster Stelle unsere Gesundheit und unser Wohlbefinden stehen? Ist nicht die Gesundheit unser wertvollstes Gut in unserem Leben?

Obwohl uns bewusst ist, dass unsere Gesundheit wertvoll ist und wir in unserem Umfeld immer wieder Menschen haben, die eine schlimme Krankheit erleiden, denken wir uns: „Mir passiert das nicht, weil ich tue ja XY“. Dabei können gerade Herz-Kreislauf-Erkrankungen durch Stress ausgelöst werden. Das Heimtückische an Herzinfarkt und Schlaganfall ist, dass diese sich zwar schleichend entwickeln, wir aber das Problem erst zu spüren bekommen, wenn es schon zu spät ist.

Um dem Stress Herr zu werden, kann es schon helfen, den Tag besser zu strukturieren und dadurch Zeit für sich zu gewinnen, um die Energiespeicher aufzufüllen. Folgende Methoden können dir dabei helfen:

  1. Den Schreibtisch sortieren:

Was sich so banal anhört, hat eine enorme Wirkung für die Psyche. Durch das Aufräumen, bringen wir nicht nur Leere auf den Tisch, sondern auch Klarheit im Kopf. Es ist ungemein heilsam, die Stapel auf dem Tisch zu sortieren und zu strukturieren. Dabei kannst du wie folgt vorgehen:

Frage dich, welches Projekt, welcher Ordner, welcher Fall ist der dringendste? Welcher ist der Unwichtigste? Und was liegt dazwischen? Kannst du vielleicht schon einiges in den Papierkorb werfen? Hast du für einiges vielleicht noch Zeit übrig? Gerade für die Aufgaben, die nicht die oberste Dringlichkeit haben, legst du einen Termin im Kalender fest und bis zu diesem Termin verstaust du diese Aufgabe an einem sicheren Ort (außerhalb deiner Sichtweite). Erst wenn die Aufgabe in deinem Kalender aufploppt, holst du die Unterlagen wieder auf den Tisch und arbeitest weiter daran. So hast du mehr Überblick auf deinem Tisch und in deinem Kopf. Denn mit einem leereren Schreibtisch lässt es sich viel entspannter arbeiten.

 

  1. Richtig Prioritäten setzen:

Im oberen Absatz habe ich das strukturieren schon etwas angeschnitten, da das Thema aber so immens wichtig ist, möchte ich dem Prioritätensetzen extra Platz gewähren. Wie kannst du richtig sortieren?

Versuche einmal folgendes: Wenn du deine anstehenden Aufgaben betrachtest, was davon ist dringend und wichtig? Also was ist lebensnotwendig? Wenn du diese eine Sache nicht tust, was passiert dann schlimmes? Welche Sache ist das? Hier würde mir spontan ein Ohnmachtsfall in der Familie einfallen oder ein Beinbruch und das Kind, das sofort ins Krankenhaus gebracht werden muss. Welche Dinge, die mit deiner Arbeit zu tun haben, fallen in diese Kategorie?

Die zweite Kategorie: Was ist wichtig, aber nicht dringend? Hier fällt mir spontan so etwas ein, wie regelmäßiger Sport treiben, mehr Entspannungsverfahren in den Alltag einbauen um stark und leistungsfähig zu bleiben, mehr Beziehungspflege betreiben usw. In deiner Arbeit könnten das klärende Gespräche mit Kollegen sein, die du schon immer mal angehen wolltest oder Prozesse, die eigentlich mal optimiert werden könnten, damit Abläufe vielleicht noch leichter und stressfreier von der Hand gehen. Was genau fällt für dich in diese Kategorie rein?

Die dritte Kategorie – unsere Lieblingskategorie: Wichtig, aber nicht dringend. Hier halten wir uns am liebsten auf, weil diese Aufgaben schnelle Belohnung mit sich bringen. Dazu zählt Emails beantworten, Telefonate abarbeiten – eben die täglichen Routine-Tätigkeiten, bei denen wir das Gefühl haben, dass wir das sofort erledigen müssten. Wir verwechseln ganz schnell (ich habe das auch zu gern gemacht) die dritte mit der ersten Kategorie, also dringend und wichtig. Wir geben den täglichen Schwall an Emails und Telefonaten die oberste Priorität. Doch nehmen wir mal an, dich ereilt ein Herzinfarkt und dein Arzt sagt dir, dass du von nun an nur noch eine Stunde am Tag arbeiten darfst. Wie würdest du diese einzige Stunde am Tag füllen? Würdest du die ganze Stunde nur Emails beantworten? Ich weiß, das ist eine provokante Frage, aber sie hilft den Fokus zu finden und wichtig von unwichtigem leichter zu unterscheiden.

Die letzte Kategorie: nicht wichtig und auch nicht dringend. Solltest du tatsächlich Aufgaben haben, die in diese Kategorie fallen, dann wird es Zeit, den Mülleimer herbei zu holen und diese dorthin zu verbannen. Was weder wichtig, noch dringend ist, damit darf dein Mülleimer fertig werden. Du bist zu schade dafür und deine Lebenszeit einfach zu kostbar.

Zur Sortierung hilft es ein Blatt Papier zu nehmen und alle Tätigkeiten aufzuschreiben und dann nach diesem System mit den Buchstaben A, B, C und D zu strukturieren. Alternativ geht auch die Gliederung mit Zahlen, zum Beispiel von 1-4.

 

  1. Den Tag in Blöcke aufteilen:

Eine ebenfalls sehr wirksame Methode für mehr Struktur im Alltag ist es, den Tag in Blöcke aufzuteilen. Zum besseren Verständnis stelle dir einfach vor, du müsstest 30 Mails beantworten, 5 Anrufe tätigen, ein Meeting vorbereiten und dann noch eine Präsentation ausarbeiten und du hast 8 Stunden Zeit. Klar könntest du Überstunden machen, aber das kommt nicht in Fragen, weil deine Freizeit unbezahlbar ist und extrem wichtig für dein Wohlbefinden und den Erhalt deiner Arbeitskraft. Du könntest nun folgendes ausprobieren: Sortiere zunächst, was am dringendsten ist und was von deinen Aufgaben zur Not morgen weiter bearbeitet werden könnte. Dann teilst du alles in Blöcke. Einen Zeitblock für die 30 Mails, zum Beispiel 2 Stunden. Ein Zeitblock für die Telefonate, als Beispiel eine Stunde. Dann für das Meeting eine Stunde und 3 Stunden bleiben dir für die Präsentation. Jetzt fragst du dich sicher: „Was ist mit der übrigen Stunde?“ Die ist dein Puffer für etwas dringendes und wichtiges. Dafür solltest du immer Zeit einplanen.

Jetzt geht’s ans Eingemachte. Schalte alles ab, was dich ablenken könnte! Ich meine wirklich alles, was möglich und von deinem Arbeitgeber gestattet ist. Wenn du gerade an deiner Präsentation arbeitest, sorge dafür, dass dich keine Email-PopUps unten rechts im Bildschirm stören können. Schalte solche PopUps aus. Wenn du telefonierst, konzentriere dich voll und ganz auf deine Telefonate und wenn du deine Emails bearbeitest, lasse dich nicht von etwas anderen ablenken.  Jede Aufgabe bekommt sein eigenes Zeitfenster. Entscheidend ist dabei vor allem, die Ablenkungen nicht zuzulassen und jede Aufgabe (z.B. die Mails) erst zu bearbeiten, wenn sie dran sind.

Am Anfang gehört dazu etwas Mut und Willenskraft, weil wir gewohnt sind, alles gleichzeitig zu machen. Doch neuste Erkenntnisse zeigen, dass Multitasking langsam macht und ineffizient ist. Teste es selbst und überprüfe diese These. Alternativ kannst du auch kleinere Blöcke über den Tag einrichten. Zum Beispiel: morgens eine Stunde Emails beantworten und nachmittags 1 Stunde Emails beantworten. Entscheidend ist nicht, wie lang die jeweiligen Zeitblöcke sind, sondern viel mehr, dass du in dem jeweiligen Block nichts anderes machst und fokussiert dieser einen Tätigkeit nachgehst.

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